Aufbewahrungspflichten für österreichische Unternehmen: Die BAO erklärt
Die Bundesabgabenordnung regelt, wie lange Sie Aufzeichnungen aufbewahren müssen und was als gültiger Beleg gilt. Was das in der Praxis bedeutet.
Deutsche Unternehmen folgen der GoBD für ihre digitalen Aufzeichnungspflichten. Österreichische Unternehmen folgen der Bundesabgabenordnung (BAO). Obwohl die Grundziele ähnlich sind, hat die BAO eigene spezifische Anforderungen.
Die siebenjährige Aufbewahrungspflicht
Nach der BAO müssen die meisten Geschäftsunterlagen sieben Jahre aufbewahrt werden. Dies umfasst ausgestellte und empfangene Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, steuerrelevante Korrespondenz und Buchführungsunterlagen. Die sieben Jahre beginnen am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.
Bestimmte Unterlagen haben längere Aufbewahrungspflichten. Immobilienbezogene Dokumente müssen 22 Jahre aufbewahrt werden.
Was als gültiger Beleg gilt
Die BAO verlangt, dass Aufzeichnungen echt, vollständig und lesbar sind. Für digitale Aufzeichnungen gilt: Das Dokument muss im Originalformat gespeichert sein, während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben und vor nachträglichen Änderungen geschützt sein.
Das Scannen von Papierdokumenten ist ausdrücklich erlaubt, sofern die digitale Kopie eine getreue Reproduktion ist und in einer manipulationssicheren Umgebung gespeichert wird.
Belege und Nachweise
Jeder Betriebsausgabenabzug muss durch einen gültigen Beleg nachgewiesen werden. Bei Barzahlungen unter 400 EUR brutto genügt ein vereinfachter Beleg. Über 400 EUR ist eine vollständige Rechnung erforderlich.
Wie KontoMatch hilft
KontoMatch speichert jedes hochgeladene Dokument im Originalformat mit einem Zeitstempel und schützt es vor nachträglichen Änderungen. Dokumente werden bis zu 10 Jahre aufbewahrt, was die siebenjährige BAO-Anforderung übertrifft. Bei einer Betriebsprüfung sind Ihre vollständigen Aufzeichnungen in strukturierter, exportierbarer Form verfügbar.