Rechnungen automatisch mit Kontoauszügen abgleichen
Belege manuell mit Bankbuchungen abzugleichen kostet jeden Monat Stunden. So funktioniert der KI-gestützte Abgleich und wie Sie ihn einrichten.
Jeden Monat sitzen Tausende von Kleinunternehmen mit einem Kontoauszug in einer Hand und einem Stapel Rechnungen in der anderen und versuchen, die Verbindungen herzustellen. Dieser Prozess, Kontoabstimmung genannt, ist einer der zeitaufwändigsten Teile der Unternehmensführung.
Wie der automatische Abgleich funktioniert
KI-gestützte Abstimmung verwendet ein Bewertungssystem, das mehrere Signale gleichzeitig gewichtet: Betragsabgleich, zeitliche Nähe, Gegenparteiabgleich und Betragshistorie.
Das Ergebnis ist ein Match Score für jedes (Transaktion, Rechnung)-Paar. Paare über einem Konfidenzchwellenwert werden automatisch abgeglichen. Paare knapp darunter kommen in eine Überprüfungswarteschlange.
Einrichtung mit KontoMatch
Der Prozess läuft in drei Schritten: Rechnungen hochladen, Kontoauszug hochladen (MT940, CSV oder PDF), Übereinstimmungen überprüfen. Der gesamte Prozess für einen typischen Monat mit 80-100 Transaktionen dauert 15-20 Minuten statt drei bis vier Stunden.
GoBD-Perspektive
In Deutschland sind abgeglichene Datensätze nicht nur effizient, sondern auch eine Compliance-Anforderung. Die GoBD schreibt vor, dass jede Banktransaktion auf ein Quelldokument zurückgeführt werden kann. Ein systematischer Abstimmungsprozess, der jede Zahlung mit ihrer Rechnung verknüpft, schafft genau diesen Prüfpfad.