Was ist DATEV und warum braucht Ihr Unternehmen es?
DATEV ist das Rückgrat der deutschen Buchhaltung. Wenn Sie ein Unternehmen in Deutschland führen, nutzt Ihr Steuerberater es mit Sicherheit bereits. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen.
Jedes Jahr schicken rund 2,5 Millionen deutsche Unternehmen ihre Bücher an einen Steuerberater. Und nahezu jeder einzelne dieser Steuerberater öffnet dieselbe Software, um sie zu verarbeiten: DATEV.
Wenn Sie sich jemals gefragt haben, was passiert, nachdem Sie Ihrem Steuerberater einen Stapel Belege übergeben haben, hier ist die Antwort. Ihre Rechnungen werden in DATEV Rechnungswesen importiert, mit den richtigen Sachkontonummern versehen, mit Ihren Kontoauszügen abgeglichen und in die Steuererklärungen umgewandelt, die das Finanzamt zufriedenstellen.
Was die meisten Gründer nicht wissen: Das Format, in dem Ihre Daten ankommen, ist enorm wichtig. Schicken Sie Ihrem Steuerberater einen Schuhkarton voller PDFs, verbringt er Stunden damit, Zahlen ins System einzutippen. Schicken Sie ihm eine saubere DATEV-EXTF-Datei, dauert der Import dreißig Sekunden.
Die kurze Geschichte
DATEV wurde 1966 in Nürnberg als Genossenschaft gegründet, im Besitz der Steuerberater selbst. Das ist ein wichtiges Detail. Anders als SAP, das sich an IT-Abteilungen von Großunternehmen richtet, wurde DATEV von Buchhaltern für Buchhalter entwickelt. Das Ergebnis ist eine Software, die tief auf deutsches Steuerrecht, deutsche Rechnungslegungsstandards und den spezifischen Workflow zwischen Unternehmen und Steuerberater spezialisiert ist.
Heute verarbeitet DATEV über 11 Millionen Gehaltsabrechnungen pro Monat und wickelt die Buchhaltung für rund 88% der deutschen KMU ab. Es ist nicht nur marktbeherrschend, es ist praktisch ein Monopol in der Welt der Steuerberater.
Was DATEV tatsächlich macht
Im Kern ist DATEV ein Buchhaltungssystem. Genauer beschrieben ist es jedoch ein ganzes Ökosystem. Die wichtigsten Produkte umfassen:
DATEV Rechnungswesen ist die Desktop-Buchhaltungssoftware, die die meisten Steuerberater täglich nutzen. Sie übernimmt doppelte Buchführung, Umsatzsteuer-Meldungen, Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen.
DATEV Unternehmen online ist die Cloud-Plattform, die Unternehmen mit ihren Steuerberatern verbindet. Stellen Sie es sich als gemeinsamen Arbeitsbereich vor, in dem Sie Belege hochladen und Ihr Steuerberater sie verarbeitet.
DATEV Lohn und Gehalt übernimmt die Lohnabrechnung nach deutschem Arbeitsrecht. Angesichts der Komplexität der deutschen Lohnabrechnung (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) rechtfertigt allein dies die Existenz des Systems für viele Unternehmen.
Das EXTF-Format
DATEVs Importformat, EXTF (Externes Format), ist eine semikolongetrennte CSV-Datei mit einer sehr spezifischen Struktur. Sie hat eine 31-Felder-Kopfzeile mit Metadaten wie Ihrer Beraternummer und Mandantennummer, gefolgt von 125 Spalten an Buchungsdaten.
Das Format ist streng. Zahlen verwenden Kommadezimalstellen (119,00 statt 119.00). Datumsangaben sind vierstellig (TTMM). Die Datei benötigt ein UTF-8-BOM und Windows-Zeilenumbrüche. Machen Sie etwas falsch, schlägt der Import stillschweigend fehl.
Warum es für Ihr Unternehmen wichtig ist
Mit DATEV-formatierten Daten kann Ihr Monatsabschluss in Tagen statt Wochen erfolgen. Ihr Steuerberater kann Probleme nahezu in Echtzeit erkennen. Und wenn die Steuersaison kommt, gibt es keine Überraschungen.
Das Fazit
DATEV ist das Fundament der deutschen Unternehmensbuchhaltung. Moderne Tools wie KontoMatch können DATEV-kompatible Exporte automatisch erzeugen. Laden Sie Ihre Rechnungen hoch, lassen Sie KI sie kategorisieren und laden Sie eine saubere EXTF-Datei herunter, die Ihr Steuerberater mit einem Klick importieren kann.